Zásady

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZÁKLADNÍ ŠKOLY

Základní škola Červený Kostelec, Lhota, Bratří Čapků 138, okres Náchod, příspěvková organizace, se sídlem Bratří Čapků 138, Červený Kostelec 549 41(dále jen „ZŠ“) je příspěvkovou organizací, jejímž zřizovatelem je Červený Kostelec. Hlavní činností organizace je zajištění základní školního vzdělávání svých žáků ve smyslu zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“).

V souladu s účinností nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“ nebo „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“) byly přijaty tyto Zásady ochrany osobních údajů. Tyto zásady jsou účinné ke dni 25. 5. 2018.

Cílem těchto zásad je seznámit subjekty osobní údajů, tj. žáky, zákonné zástupce i třetí osoby, se zpracováním osobních údajů základní školou a informovat o právech, které mohou subjekty osobních údajů uplatnit.

Písemné znění těchto zásad je dostupné z webových stránek základní školy: http://www.skolalhota.cz/ a dále jsou k dispozici k nahlédnutí v sídle školy. Zásady ochrany osobních údajů jsou průběžně aktualizovány a doplňovány v souladu s aktuálním účelem zpracování a aktuální právní úpravou.

1. CO JE TO NAŘÍZENÍ GDPR?

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR, je uceleným souborem pravidel na ochranu dat v Evropské unii. Cílem je co nejvíce chránit práva občanů EU proti neoprávněnému zacházení s jejich daty a osobními údaji; dát jim větší kontrolu nad tím, co se s jejich daty děje. GDPR se dotkne každého, kdo shromažďuje nebo zpracovává osobní údaje občanů EU. GDPR začalo v celé EU platit jednotně od 25. května 2018. V České republice tak nahradí současnou právní úpravu ochrany osobních údajů v podobě směrnice č. 95/46/ES a související zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, který bude v budoucnu nahrazen zákonem o zpracování osobních údajů, tzv. adaptačním zákonem.

Dalšími právními normami zabývajícími se ochranou osobnosti a osobních údajů jsou:

zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, který řeší zejména otázky ochrany osobnosti, např. pořizování a zveřejňování fotografií,
zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který řeší otázky archivace dokumentů a významně tak souvisí s právem na výmaz osobních údajů (tzv. právem být zapomenut), neboť po dobu zákonné archivační doby není možné osobní údaje vymazat,
zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „školský zákon“), který stanoví pro školy určité kategorie zpracování, které musí škola provádět ze zákona, např. vedení školní matriky.

GDPR je založeno na principu odpovědnosti správce (základní školy) a přístupu založeném na riziku:

princip odpovědnosti znamená odpovědnost školy za dodržení zásad zpracování, které jsou uvedeny v čl. 5 odst. 1 GDPR a zároveň musí správce být schopen tento soulad doložit (čl. 5 odst. 2 GDPR);
přístup založený na riziku znamená, že škola musí přihlížet k pravděpodobným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, zejména žáků, a tomu musí přizpůsobit i zabezpečení osobních údajů, tj. zavést vhodná technická a organizační zabezpečení.

Důležité pojmy

Zpracování osobních údajů je jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Osobní údaje jsou veškeré informace vztahující se k identifikované či identifikovatelné fyzické osobě (například jméno, pohlaví, věk a datum narození, osobní stav, IP adresa a fotografický záznam, e-mailová adresa, telefonní číslo apod.). Citlivé údaje jsou zvláštní kategorií osobních údajů, jimiž jsou údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém vyznání, členství v odborech, o zdravotním stavu, sexuální orientaci a trestních deliktech či pravomocném odsouzení.

Subjekt údajů je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

2. KDO JE SPRÁVCEM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Správce je osoba, která určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány. V daném případě se jedná o základní školu, tedy Základní škola Červený Kostelec, Lhota, Bratří Čapků 138, okres Náchod, příspěvkovou organizaci, se sídlem Bratří Čapků 138, Červený Kostelec 549, jejímž zřizovatelem je Červený Kostelec.

Kontaktní údaje na správce (základní školu):

Základní škola Červený Kostelec, Lhota, Bratří Čapků 138, okres Náchod

Bratří Čapků 138

549 41 Červený Kostelec

tel.: 491 463 141

e-mail: reditelstvi.zslhota@zsck.cz

ID datové schránky: aymmkjy

Web: http://www.skolalhota.cz/

3. KDO JE POVĚŘENCEM PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Pověřenec pro ochranu osobních údajů, občas označovaný anglickou zkratkou DPO, je osoba, která je zkušená v oblasti ochrany osobních údajů a dělá vše pro to, aby zpracování probíhalo tak, jak má, zejména v souladu s příslušnými právními předpisy. Rovněž je to nejpovolanější osoba pro vyřizování dotazů a žádostí týkajících se osobních údajů.

Pověřencem pro ochranu osobních údajů byla jmenována paní Simona Michelová.

Kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů:

Simona Michelová

Svazek obcí Úpa

Náměstí T. G. Masaryka 120

549 41 Červený Kostelec

Email: michelova mikroregionupa.cz

tel.: 730 510 371

e-mail: michelova mikroregionupa.cz

4. ZA JAKÝM ÚČELEM ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Každé zpracování osobních údajů má svůj účel. Pokud osobní údaje nepotřebujeme, nezpracováváme je. Obecně se účely zpracování osobních údajů rozlišují na:

účely k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas – jedná se o zejména o zpracování v rámci plnění zákonných či smluvních povinnosti, popř. pro zpracování nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů či zpracování, které je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (např. zajištění přijímací řízení žáka),
účely k nimž GDPR vyžaduje váš souhlas – zpracování osobních údajů na vaše přání, kdy zpracování osobních ukončíme ihned, jakmile souhlas odvoláte, např. dobrovolné zveřejnění fotografie na sociálních sítí,
marketingové účely – v některých případech tato kategorie zpracování souhlas vyžaduje, jindy ne; naše škola ovšem nikdy nezpracovává vaše osobní údaje pro účely marketingu.

Přehled právních titulů zpracování osobních údajů

Osobní údaje se mohou ve škole zpracovávat pouze v souladu s GDPR na základě těchto právních titulů:

zpracování, které je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – jde o situaci, kdy škola vystupuje jako smluvní partner;
zpracování, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – většina povinností vyplývá ze školského zákona a zákona o archivnictví,
zpracování, které je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby dle čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR – půjde o velmi výjimečné situaci při ochraně života a zdraví,
zpracování, které je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce dle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR – základní vzdělávání je veřejným zájmem; je totiž realizací základního lidského práva na vzdělání ve smyslu čl. 33 Listiny základních práv a svobod;
zpracování, které je nezbytné pro účely oprávněných zájmů základní školy dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – těmito zájmy jsou zejména ochrana práv školy, zejména ochrana reputace a dobrého jména, ochrana majetku školy, ochrana majetku a zdraví žáků, zákonných zástupců i zaměstnanců školy, vymáhání pohledávek školy; a
zpracování se souhlasem subjektu údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – jde spíše o výjimečné zpracování, které jde nad rámec plnění zákonných povinností, např. výjimečné zveřejnění fotografie na sociálních sítích, kde dochází k profilování; souhlas subjektu údajů (žák, zákonný zástupce žáka, třetí osoba) musí být informovaný, svobodný a konkrétní.

Účely, k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas:

Bez vašeho souhlasu mohou být osobní údaje ve škole zpracovávány pouze v souladu s GDPR na základě těchto právních titulů:

zpracování, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti – většina povinností vyplývá ze školského zákona a zákona o archivnictví;
zpracování, které je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce – základní vzdělávání je veřejným zájmem; je totiž realizací základního lidského práva na vzdělání ve smyslu čl. 33 Listiny základních práv a svobod;
zpracování, které je nezbytné pro účely oprávněných zájmů základní školy – těmito zájmy jsou zejména ochrana práv školy, zejména ochrana reputace a dobrého jména, ochrana majetku školy, ochrana majetku a zdraví žáků, zákonných zástupců i zaměstnanců školy, vymáhání pohledávek školy; a
zpracování, které je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů – jde o situaci, kdy škola vystupuje jako smluvní partner.

Zde jsou vyjmenovány jednotlivé dílčí účely, které nevyžadují souhlas a využívají výše zmíněné právní tituly:

přijímací řízení k základnímu vzdělávání – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 20, § 28, § 36 a § 46 školského zákona, dále jde o veřejný zájem školy spočívající v realizaci vzdělávání a zajištění denního režimu dítěte ve škole a oprávněný zájem spočívající v potřebě znát historii vzdělávání žáka a zajištění jeho vzdělávacích potřeb;
rozhodnutí o přijetí k základnímu vzdělávání – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 165 školského zákona;
žádost o odklad povinné školní docházky – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 37 školského zákona;
sdělení o vzdělávání žáka ZŠ v cizině – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 38 a násl. školského zákona;
vedení záznamů v třídní knize – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 28 školského zákona;
žádost o přestup do jiné školy – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 22 a § 49 školského zákona; dále jde o veřejný zájem školy spočívající v realizaci vzdělávání a zajištění denního režimu dítěte ve škole a oprávněný zájem spočívající v potřebě znát historii vzdělávání žáka a zajištění jeho vzdělávacích potřeb;
žádost o odhlášení žáka ze vzdělávání v ZŠ – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 22 a § 49 školského zákona;
posudek zdravotní způsobilosti (pro účely ozdravného pobytu, výuky plavání, uvolnění žáka z tělesné výchovy apod.) – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 22 a § 28 školského zákona;
uvolnění žáka z vyučování – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 28 a § 50 školského zákona;
stravování v ZŠ – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 28 školského zákona; zároveň jde o plnění smlouvy o poskytování služeb stravování (škola potřebuje znát např. číslo účtu pro bezhotovostní platby);
prezentace školy – jde o oprávněný zájem školy na prezentaci výsledků její činnosti, propagaci školy a hájení jejího dobrého jména a pověsti; osobní údaje jsou bez souhlasu zpracovány pouze v rozumně očekávané míře; nedochází k profilování žáků ani zákonných zástupců na sociálních sítích;
seznámení se školním řádem a školním vzdělávacím programem – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 30 školského zákona;
oznámení o zahájení a rozhodnutí o ukončení o zahájení individuálního vzdělávání – jde o plnění povinností vyplývajících z ustanovení § 34b a § 35 školského zákona;
pořádání školních soutěží a olympiád – jde o veřejný zájem na zajištění vzdělávání žáků; osobní údaje mohou být bez souhlasu předány i organizátorovi soutěže;
zveřejňování autorských děl žáků a výsledků školních soutěží a olympiád – jde o veřejný zájem na zajištění vzdělávání žáků; zároveň může jít o oprávněný zájem školy na prezentaci jejího dobrého jména a pověsti, což zahrnuje i prezentaci sportovních výsledků žáků, školských děl, např. výtvarných či audiovizuálních děl žáků nebo záznamů uměleckých vystoupení žáků (hudebních, divadelních apod.);
organizování exkurzí a školních výletů – jde o veřejný zájem na zajištění vzdělávání žáků; zároveň jde o oprávněný zájem školy na zajištění bezpečného průběhu exkurze; také půjde o zpracování na základě plnění smlouvy (úhrada ubytování, stravného apod.);

Přehled právních předpisů (dle důležitosti a četnosti používání), na základě kterých dochází ke zpracování osobních údajů bez vašeho souhlasu:

zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
vyhláška č. 364/2005 Sb. o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení), ve znění pozdějších předpisů,
vyhláška č. 3/2015 Sb., o některých dokladech o vzdělání, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 500/2004 Sb., o správním řízení (správní řád), ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 109/2002 Sb. o výkonu ústavní výchovy nebo ochranné výchovy ve školských zařízeních a o preventivně výchovné péči ve školských zařízeních a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů,
vyhláška č. 64/2005 Sb. o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů, ve znění pozdějších předpisů,
vyhláška č. 98/2012 Sb. o zdravotnické dokumentaci, ve znění pozdějších předpisů.

Účely, k nimž GDPR vyžaduje váš souhlas:

Následující zpracování jsou zcela dobrovolná a záleží pouze na vás, zda na ně přistoupíte:

zveřejňování fotografií
orientační testování nezletilého žáka na přítomnost omamných a psychotropních látek – za účelem provedení orientačního testování přítomnosti návykových látek v lidském organismu v průběhu školního roku, existuje-li důvodné podezření na požití návykové látky a možného ohrožení zdraví žáka;

Marketingové účely:

Ředitel školy důsledně zakazuje předávání osobních údajů žáků a zákonných zástupců třetím osobám soukromého práva za účelem marketingu (nabídky pomůcek, knih, aktivit pro žáky apod.). Obdobně se postupuje i u osobních údajů zaměstnanců školy.

5. JAKÉ JSOU NAŠE OPRÁVNĚNÉ ZÁJMY?

Mezi účely, k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas, patří také ochrana našich oprávněných zájmů. Těmi jsou:

realizace školního vzdělávání – školní vzdělávání je realizací základního lidského práva na vzdělání ve smyslu čl. 33 Listiny základních práv a svobod; je činěno ve veřejném zájmu, ale zároveň je našim oprávněným zájmem zajistit denní režim dítěte ve škole, přizpůsobit mu vzdělávání na míru, aktivně jej ve školním i mimoškolním vzdělávání podporovat; za tím účelem musíme znát jeho specifické potřeby, talenty, zájmy, koníčky i hendikepy a historii jeho vzdělávání;

prezentace dobrého jména školy a ochrana její pověsti – je v našem zájmu se pochlubit úspěchy našich žáků, neboť jde rovněž o úspěchy našich pedagogických pracovníků; může tak dojít ke zveřejňování autorských děl žáků a výsledků školních soutěží a olympiád, což zahrnuje i prezentaci sportovních výsledků žáků, školských děl, např. výtvarných či audiovizuálních děl žáků nebo záznamů uměleckých vystoupení žáků (hudebních, divadelních apod.);

ochrana majetku a bezpečnosti – z důvodu ochrany našeho majetku a majetku, života a zdraví našich žáků, zákonných zástupců žáků i pedagogických pracovníků a dalších zaměstnanců naší školy, jakož i dalších osob, před protiprávním jednáním, ale i v rámci prevence a objasňování civilních deliktů, přestupků či trestných činů může rovněž dojít ke zpracování vašich osobních údajů; pod tento zájem řadíme i zajištění bezpečného průběhu výletů, škol v přírodě či jiných školních akcí;
ochrana práv školy a vymáhání pohledávek – v případě soudního sporu vzniklého ze vzájemných soukromoprávních i veřejnoprávních vztahů budeme vaše osobní údaje využívat po dobu trvání soudního sporu, vč. všech řádných i mimořádných opravných prostředků, popř. po dobu jiných řízení či realizace výkonu veřejné moci (např. správní řízení, komunikace s veřejným ochráncem práv, trestní stíhání, …); mezi ochranu našich práv řadíme i vymáhání pohledávek;
usnadnění a urychlení komunikace – pro komunikaci s žáky i zákonnými zástupci využíváme telefonní číslo a e-mailovou adresu;
plnění povinností vyplývajících z projektů financovaných z národních či evropských fondů za účelem kontroly efektivního nakládání s finančními prostředky.

Ve všech těchto případech jde o zpracování na základě titulu oprávněného zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Ve všech těchto případech vám přísluší právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR.

Právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě výše zmíněných oprávněných zájmů, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na nás obrátit a požádat nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. O vaší námitce rozhodneme do jednoho měsíce.

6. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

Škola zpracovává pouze takové údaje, které potřebuje pro účely své činnosti. Jedná se o tyto kategorie osobních údajů:

základní identifikační údaje žáka a zákonných zástupců – jméno a příjmení, vč. všech příp. dřívějších jmen a příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, státní občanství, adresa trvalého pobytu,
kontaktní údaje žáka a zákonných zástupců – adresa faktického bydliště, osobní telefonní číslo a e-mailová adresa, pracovní telefonní číslo a e-mailová adresa,
informace ze vzájemné korespondence a komunikace mezi školou a žákem či jeho zákonnými zástupci,
informace o vzdělávání žáka — osobní údaje o průběhu vzdělávání, činnosti žáka, jeho tvorbě, výsledcích, kázeňských prohřešcích apod.,
profilové údaje žáka – základní fyzické charakteristiky (věk, výška, váha), sociálně-demografické charakteristiky (rodinný stav zákonných zástupců), behaviorální, znalostní, dovednostní a psychosociální charakteristiky dítěte; informace z komunikace s pedagogicko-psychologickými poradnami;
fotografie – školní fotografie, reportážní fotografie ze vzdělávacích, sportovních či kulturních akcí školy.

Ze zvláštních kategorií osobních údajů, kterým věnujeme zvláštní pozornost, zpracováváme:

informace o zdravotním stavu žáka nebo s ním související – zejména údaje o očkování, zdravotních omezeních, akutních i chronických chorobách, alergiích, úrazech a psychologických diagnózách; vždy jen pokud jsou nezbytné pro výkon činnosti školy a vzdělávání žáka;
osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů – informace o soudních řízeních a přestupcích, proviněních či trestných činech žáka, pokud souvisejí s činností školy a vzděláváním žáka.

7. JAK BYLY OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁNY?

Osobní údaje získáme z různých zdrojů, zejména od zákonných zástupců žáka, a to hlavně při přijímacím řízení dítěte do ZŠ a následně i v průběhu jeho vzdělávání. Důležitým zdrojem osobních údajů je i vlastní pozorování dítěte ze strany zaměstnanců ZŠ. V neposlední řadě údaje může ZŠ získat od zdravotnických zařízení a školních poradenských zařízení: pedagogicko-psychologických poraden, střediska výchovné péče, speciálně pedagogického centra.

V některých případech, zejména dojde-li ke zpracování pro ochranu našich práv v případě soudního či jiného sporu získáváme osobní údaje také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí a od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání vašich osobních údajů.

8. JSTE POVINNI ŠKOLE OSOBNÍ ÚDAJE PŘEDÁVAT?

Zpracování osobních údajů pro účely, ke kterým nevyžadujeme váš souhlas, je zákonnou či smluvní povinností, popř. je nezbytné pro ochranu našich práv a právem chráněných zájmů či pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, zejména zajištění přijímací řízení žáka jeho vzdělávání. V těchto případech je zákonný zástupce povinen škole předat osobní údaje již v průběhu přijímacího řízení, neboť škola by bez těchto údajů nebyla schopná zajistit plnění právních povinností, kterými je například zajištění zdraví dětí, vedení zákonem uložené dokumentace a evidence žáků či plnění cílů školního vzdělávání uložených školským zákonem.

Zpracování osobních údajů pro účely, ke kterým GDPR vyžaduje váš souhlas je zcela dobrovolné. Takové zpracování osobních ukončíme ihned, jakmile souhlas odvoláte, a osobní údaje nám vůbec nemusíte poskytnout.

9. JAK DLOUHO BUDEME OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVAT?

Základní škola osobní údaje týkající se dítěte uchovává zejména na základě povinnosti stanovené v § 28 školského zákona a dále na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, a to nejen v průběhu vzdělávání dítěte, ale i po jeho skončení v zákonných skartačních a archivačních lhůtách. Uchovávání osobních údajů tedy souvisí s povinností vést spisovou službu a pravidly pro skartační řízení. Zákon o archivnictví ukládá škole vést spisovou službu a povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Jde o zákonnou povinnost, a proto jde o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Spisovou službu vedeme v listinné podobě. S tím souvisí i další povinnosti, jako je povinné skartační řízení (§ 7 zákona o archivnictví), povinnost vydat spisový řád (§ 66 odst. 1 zákona o archivnictví), jehož součástí je i spisový a skartační plán, který se zasílá příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání či změně (§ 66 odst. 2 zákona o archivnictví) a povinnost zajistit, aby budova, ve které je umístěna spisovna nebo správní archiv, splňovala stavebně-technické požadavky. Spisový řád a skartační plán k nahlédnutí u ředitelky školy.

10. BUDEME OSOBNÍ ÚDAJE PŘEDÁVAT NĚKOMU DALŠÍMU?

V případě, že jsou osobní údaje předávány třetím osobám, hovoříme o příjemcích nebo zpracovatelích.

Dle čl. 4 odst. 8 GDPR je zpracovatelem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

V případě, že jsou osobní údaje předávány zpracovatelům je nezbytné tyto osobní údaje dostatečně zabezpečit. S každým zpracovatelem jsme uzavřeli tzv. zpracovatelskou smlouvu, kde se zpracovatelé zavázali k mlčenlivosti a dále k tomu, že budou zpracovávat vaše osobní údaje výhradně dle našich pokynů. O vaše osobní údaje se tak nemusíte bát.

Dle čl. 4 odst. 9 GDPR je příjemcem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu EU, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.

Osobní údaje žáků a zákonných zástupců jsou předávány příjemcům nebo zpracovatelům v případech, kdy to vyžadují právní předpisy. Jedná se o předávání orgánům veřejné moci, soudům, České školní inspekci, Krajské hygienické stanici, kontrolním orgánům, popř. společnostem, které škola pověří činností, pro kterou je zpracování osobních údajů nezbytné, jako např. logoped, psycholog, pořadatel vzdělávací akce a další.

V případě informací na našich internetových stránkách a v tištěných i elektronických médiích, např. reportážní fotografie ze sportovních, kulturních a vzdělávacích akcí, je příjemcem osobních údajů veřejnost.

V případě výkonu našich práv mohou být předávány osobní údaje podnikatelům poskytující odborné a konzultační služby (zejména účetní, daňoví poradci, soudní znalci a administrátoři veřejných zakázek) a podnikatelé poskytující právní služby (advokáti, notáři, soudní exekutoři a insolvenční správci).

V žádném případě s osobními údaji neobchodujeme ani je nepředáváme třetím osobám za účelem přímého či nepřímého marketingu.

11. BUDEME OSOBNÍ ÚDAJE PŘEDÁVAT DO TŘETÍ ZEMĚ NEBO MEZINÁRODNÍ ORGANIZACI?

Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských prostor, ani žádné mezinárodní organizaci.

V případě, kdy by mělo dojít k předání do třetí země nebo mezinárodní organizaci, o tomto budete v konkrétním případě informováni. V takovém případě budete odkázáni na existenci či neexistenci rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v čl. 46, 47 a 49 odst. 1 GDPR, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.

12. JAK JSOU OSOBNÍ ÚDAJE ZABEZPEČENY?

V rámci objektové bezpečnosti dodržujeme několik základních bezpečnostních opatření. Listinná vyhotovení dokumentů, ve kterých jsou obsaženy vaše osobní údaje, jsou uložena v šanonech v uzamykatelných spisových skříních nebo v uzamčených kancelářích, kde nikdy nezůstávají bez dozoru oprávněných osob.

K osobním údajům mají přístup pouze oprávnění pedagogičtí pracovníci, nadřízení zaměstnanci, vedení školy a další oprávněné osoby, které je potřebují pro svou činnost, např. školní logoped, školní psycholog apod.

Všichni zaměstnanci nakládají s osobními údaji v souladu s přijatou směrnicí o ochraně osobních údajů a těmito základními zásadami:

zásada zákonnosti – zpracování osobních údajů na základě právní titulu v souladu s čl. 6 GDPR, popř. v případě zvláštní kategorie osobních údajů, tj. zejména osobních údajů o zdravotním stavu, rovněž v souladu se zvláštním důvodem pro zpracování dle čl. 9 odst. 2 GDPR;
zásada korektnosti – správné a společensky bezvadné použití osobních údajů;
zásada transparentnosti – všechny informace o ochraně osobních údajů určené zaměstnanci musí být stručné, snadno přístupné a srozumitelné, podávané za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků;
zásada účelového omezení – shromažďování osobních údajů jen za jasně stanoveným účelem;
zásada minimalizace údajů – nikdy se nezpracovává více údajů, než je pro daný účel nezbytně nutné;
zásada přesnosti – zpracovávané osobní údaje musí být přesné, tj. takové, jaké je subjekt sdělil, nikoli nutně pravdivé, ačkoli se o to zaměstnavatel musí snažit;
zásada omezení uložení – osobní údaje jsou uloženy jen po dobu nezbytně nutnou;
zásady integrity a důvěrnosti – náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením;
zásada odpovědnosti správce – zajištění vhodných technických a organizačních opatření, aby byl správce schopen doložit, že zpracování je prováděno v souladu s GDPR a předpisy na ochranu osobních údajů.

Technologické zabezpečení

zajišťuje externí IT společnost: JOSI, s. r. o. Náchodská 428, 549 41 Červený Kostelec, IČO: 27464750, DIČ: CZ27464750

Soubory jsou softwarově chráněny. Přístup k elektronickým datovým souborům je zabezpečen hesly v souladu s nastavením přístupových práv. Zaměstnanci byli poučeni o tom, jak pracovat s prostředky ICT technologií.

Systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů je zabezpečen následujícími instrumenty:

uložení dokumentů podle spisového a skartačního řádu,
zřízení funkce pověřence pro ochranu osobních údajů, který provádí nezávislou kontrolní funkci ochrany osobních údajů ve škole,
osobní odpovědnost osob, které vedou školní matriku,
shromažďování pouze nezbytných osobních údajů, například seznam žáků bez rodných čísel,
povinnost skartovat již nepotřebné údaje,
zachovávat mlčenlivost o osobních údajích,
neposkytovat osobní údaje osobám mimo výchovně vzdělávací proces,
školní řád obsahuje pravidla o ochraně osobnosti ve škole,
ochrana osobních údajů při práci s ICT technikou.

13. JSOU OSOBNÍ ÚDAJE AUTOMATICKY VYHODNOCOVÁNY?

Osobní údaje jsou zpracovávány v listinné nebo elektronické podobě neautomatizovaným způsobem. Neprovádíme tedy žádné automatizované rozhodování.

14. JAKÁ JSOU NAŠE PRÁVA SOUVISEJÍCÍ SE ZPRACOVÁVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

V souladu s ustanoveními čl. 12 až 22 nařízení GDPR mohou subjekty uplatnit svá práva.

právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 nařízení GDPR) – žáci a jejich zákonní zástupci mohou požadovat informace o tom, jaké údaje o nich organizace zpracovává;
právo na opravu osobních údajů (čl. 16 nařízení GDPR) – žáci a jejich zákonní zástupci mají právo požádat o opravu neúplných či nesprávných osobních údajů, které se jich týkají; tím není dotčena povinnost hlásit změny týkající se osobních údajů a uvádět škole správné a úplné osobní údaje potřebné k realizaci vzdělávání;
právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 nařízení GDPR) – v určitých stanovených případech má žák a zákonný zástupce právo požadovat, aby škola osobní údaje vymazala; mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné; škola osobní údaje sama maže po uplynutí doby nezbytnosti, tj. zejména příslušné skartační lhůty automaticky; subjekt údajů se však může na školu se svou žádostí kdykoliv obrátit; žádost subjektu údajů pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes právo subjektu údajů na výmaz může mít škola povinnost či oprávněný zájem si osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení bude subjekt údajů detailně informován;
právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 a 19 nařízení GDPR) – škola zpracovává osobní údaje žáků a zákonných zástupců pouze v nezbytně nutném rozsahu; pokud by však žák či zákonný zástupce měl pocit, že škola překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, může žák či zákonný zástupce podat žádost, aby jeho/její osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje zpracovány v omezeném režimu (pouze uchovávány); žádost subjektu údajů pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informován;
právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 nařízení GDPR) – v případech zpracování osobních údajů žáků a jejich zákonných zástupců na základě právního titulu oprávněného nebo veřejného zájmu mají žáci a jejich zákonní zástupci právo vznést námitku proti zpracování; v takovém případě škola provede balanční test (test proporcionality), ve kterém porovná protichůdné zájmy, a vznesenou námitku vyhodnotí;

právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů – žák nebo zákonný zástupce se může kdykoliv obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; více informace lze nalézt na webové stránce www.uoou.cz.

V případě zpracování na základě souhlasu máte právo souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu ovšem není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

15. JAK MŮŽU UPLATNIT SVÁ PRÁVA?

Jednotlivá práva můžete uplatnit přímo u správce nebo u pověřence pro ochranu osobních údajů.

Kontaktní údaje na správce (základní školu):

Základní škola Červený Kostelec, Lhota, Bratří Čapků 138, okres Náchod

Bratří Čapků 138

549 41 Červený Kostelec

tel.: 491 463 141

e-mail: reditelstvi.zslhota@zsck.cz

ID datové schránky: aymmkjy

Kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů:

Simona Michelová

Svazek obcí Úpa

Náměstí T. G. Masaryka 120

549 41 Červený Kostelec

Email: michelova mikroregionupa.cz

tel.: 730 510 371

e-mail: michelova mikroregionupa.cz

Obecné informace k uplatnění práv

Veškerá sdělení a vyjádření k vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů vás budeme informovat.